Ausgangslage
Best Practice: Wir weisen Lizenzen via Sicherheitsgruppen zu. Sicherheitsgruppen können als Gruppen für Rollen verstanden werden. Es gibt zwei Varianten von Sicherheitsgruppen, für die Lizenzzweisung verwenden wir die Standard Sicherheitsgruppe und nicht die Mail-aktivierten Sicherheitsgruppen.
Vorteil
- Einheitliche Lizenzeinstellungen
- Einfacher fürs Troubleshooting
- Klare Lizenzzuweisung
- Lizenzanpassungen oder Änderungen über eine Gruppe statt an jeden einzelnen Benutzer - schneller und genauer
Nachteil
- Initial mehr Aufwand
Vorgehen
Vorbereitung
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Sicherheitsgruppen erstellen
Wir erstellen je eine Sicherheitsgruppe und fügen später alle Benutzer hinzu, die eine Lizenz erhalten sollen. Gemäss Best Practice erstellen wir zwei Sicherheitsgruppen, A. «Alle MA» und B. «Alle SuS», für die meisten Fälle reicht diese Konfiguration.
Durch Anyspider oder SDS-Import kann es sein, dass diese Gruppen bereits bestehen (SDS-Import: Staff und Students).
So stellen wir sicher, dass alle Benutzer dieselbe Lizenz haben. Das Troubleshooting wird erheblich einfacher dadurch.
Bildliche Schritt für Schritt Anleitung
Kopierblock für den Beschrieb der Sicherheitsgruppen
Lizenzen zuweisen
Du hast die Sicherheitsgruppen, wie oben erstellt, dann kannst du die Lizenzen zuweisen wie folgt beschrieben.
Gehe zu https://admin.microsoft.com/#/licenses
Wähle die entsprechende Lizenz aus, die du einer Sicherheitsgruppe zuweisen möchtest.
Wähle dann den Reiter «Gruppen» um die Lizenz deiner zuvor erstellten Sicherheitsgruppe zuzuweisen.
Wähle die entsprechende Gruppe aus, welche die Lizenz erhalten soll:
Bei Bedarf kannst du in diesem Schritt gewisse Lizenzen entfernen.
Ich deaktiviere jeweils «Yammer» (aus datenschutztechnischen Gründen) aber auch unnötige Apps wie «Kaizala» oder den «StaffHub».
Hier ist nun auch einer der Vorteile, der Zuweisung der Lizenz an eine Gruppe statt an den einzelnen Benutzer, sichtbar – soll nachträglich eine App deaktiviert werden, kannst du das hier tun und es wird für alle Benutzer der Gruppe deaktiviert.
Troubleshooting
Gelegentlich kommt es zu Konflikten durch die Zuweisen mehrerer Gruppen oder es fehlt an genügend Lizenzen
Mit einem Klick auf das Warnsymbol erhält man zusätzliche Informationen
Von hier aus kannst du direkt auf den Benutzer mit dem Konflikt zugreifen und die Details einsehen:
Im darauffolgenden Screen, wird dir der Fehler angezeigt:
Nun das nötige Troubleshooting machen und jeweils etwas warten, Lizenzzuweisungen können je nach Gruppengrösse etwas dauern.
Neuer Benutzer und Lizenzzuweisung
Wenn du nun neue Benutzer erstellst, dann weise ihnen keine Lizenz sondern die entsprechende Lizenz-Sicherheitsgruppe (z.B. [Lizenz] Alle MA). Die Lizenz wird dann via Sicherheitsgruppe zugewiesen.
