• Wofür ein freigegebenes Postfach?
• Einrichten im Microsoft Admin Center
• Gesendete Mails in den Ordner Gesendete Objekte kopieren
• Einrichtung der freigegebenen Postfächer (Outlook)
• Freigegebenes Postfach auf dem Mac einrichten (Apple-Mail)

Wofür ein freigegebenes Postfach?

Für unpersönliche Accounts, von Personen, welche eine bestimmte Funktion haben, wie z.B.:

• Schulleitungen
• Hauswartung
• Schulsozialarbeit

Alle diese Personen haben natürlich auch einen persönlichen Account.

Vorteile

• Das Postfach kann bei einem Personenwechsel einer nachfolgenden Person weitergegeben werden.
• Es gibt fast keine Altlasten (gefüllte OneDrives, verwaiste Gruppenmitgliedschaften etc.)
• Es können mehrere Personen mit demselben Postfach arbeiten.
• Das freigegebene Postfach braucht keine Lizenzen.

Einrichten im Microsoft Admin Center

Wenn du ein freigegebenes Postfach hinzufügst, dann haben Members automatisch folgende Berechtigungen:

• Read and manage permissions (Lese- und Bearbeitungsrechte)
• Send as permissions (Senden als)

So ist es möglich, dass man in Outlook auswählen kann, dass man von diesem freigegebenen Postfach mailt.

Die dritte Option (Send on behalf of) braucht es in der Regel nicht, da hier angezeigt wird, dass in Stellvertretung dieses Postfachs geschrieben wird. Das funktioniert aber nur innerhalb des Tenants oder wenn die Organisation der Empfängerin dies aktiviert hat.

Gesendete Mails in den Ordner Gesendete Objekte kopieren

Dies hat den Nachteil, dass wenn mehrere User das freigegebene Postfach nutzen eine andere Postfachnutzerin nicht sieht, wer was zurückgeschrieben hat.

Wenn gewünscht, aktivieren wir im Admin Center beim entsprechenden Postfach, dass die gesendeten Mails in den Ordner vom Freigegebenen Postfach kopiert werden.

Einrichtung der freigegebenen Postfächer (Outlook)

Mac

• Beim Mac muss man das freigegebene Postfach folgendermassen hinzufügen:
• Outlook Einstellungen, Konten

• Stellvertretung und Freigabe (oben richtiges Konto auswählen)

• Reiter “für mich freigegeben” auswählen, auf + klicken.


Im Suchfenster «Stellvertretung hinzufügen» nach dem Freigegebenen Postfach suchen, Postfach anwählen und dann ⇒ Hinzufügen

➡️ Wenn das Postfach beim Hinzufügen nicht gefunden wird, obwohl du die Person dem Postfach hinzugefügt hast, liegt es daran, dass du warten musst. (kann bis zu 4h dauern)

• Das freigegebene Postfach schaut dann wie ein normaler Mailaccount aus.

• Wenn die Checkbox fürs Kopieren der gesendeten Mails in den “Gesendet” Ordner des freigegebenen Postfachs nicht aktiviert ist, landen gesendete E-Mails trotzdem im Ordner des freigegebenen Postfachs.
• Lustige Erfahrung: Mail vom freigegebenen Postfach mit Outlook für Mac gesendet; die werden dann sogar im Outlook für Windows im Ordner “Gesendet” des freigegebenen Postfachs angezeigt. (Obwohl Checkbox nicht aktiviert). 😇
• Von welchem Postfach aus eine E-Mail geschrieben wird, bestimmt man, indem man einen Ordner des entsprechenden Postfachs auswählt und dann auf Neue E-Mail klickt.

Windows

• Bei Windows wird das Freigegebene Postfach automatisch angezeigt.
• Wenn man die Checkbox fürs Kopieren der gesendeten Mail nicht aktiviert hat, sieht man gesendete Mails nur im eigenen “Gesendet” Ordner.
• Man muss beim Schreiben der Mail in der E-Mail auswählen, von welchem Postfach man die E-Mail schreibt.

Freigegebenes Postfach auf dem Mac einrichten (Apple-Mail)

1. Im Admin-Center zu «Benutzer > Aktive Benutzer» wechseln. Das Freigegebene Postfach (FP) wird dort ebenfalls angezeigt.
2. FP anwählen und Kennwort zurücksetzen ⇒ Neues Kennwort anwählen, welches bei der ersten Anmeldung NICHT abgeändert werden muss.
3. Das FP kann nun ganz normal als Exchange-Mailkonto zu Apple Mail hinzugefügt werden. Benutzername ist die Mailadresse des FPs, Kennwort ist dasjenige aus Punkt 2.

Quelle: https://www.reddit.com/r/macsysadmin/comments/un4xjr/how_to_configure_shared_mailbox_in_apple_mail/