- Wofür ein freigegebenes Postfach?
- Vorteile
- Nachteile
- Einrichten im Microsoft Admin Center
- Gesendete Mails in den Ordner Gesendete Objekte kopieren
- Einrichtung der freigegebenen Postfächer (Outlook)
- MacOS
- iOS
- Windows
- Freigegebenes Postfach auf dem Mac einrichten (Apple-Mail)
Wofür ein freigegebenes Postfach?
Für unpersönliche Accounts, von Personen, welche eine bestimmte Funktion haben, wie z.B.:
- Schulleitungen
- Hauswartung
- Schulsozialarbeit
Alle diese Personen haben natürlich auch einen persönlichen Account.
Vorteile
- Das Postfach kann bei einem Personenwechsel einer nachfolgenden Person weitergegeben werden.
- Es gibt fast keine Altlasten (gefüllte OneDrives, verwaiste Gruppenmitgliedschaften etc.)
- Es können mehrere Personen mit demselben Postfach arbeiten.
- Das freigegebene Postfach braucht keine Lizenzen.
Nachteile
Freigegebene Postfächer funktionieren nur mit Outlook von Microsoft nativ.
Will man die freigegebenen Postfächer (shared Mailbox) im Apple Mail anbinden, muss ein Workaround gemacht werden, der die Mehrfaktorauthentifizierung aushebelt → das ist unsicher und nicht zu empfehlen.
Einrichten im Microsoft Admin Center
Wenn man ein Freigegebenes Postfach einrichtet, sollte man dies im Admin Center und nicht im Exchange Admin Center tun, sonst werden zu wenige Berechtigungen gesetzt.
Wenn du ein freigegebenes Postfach hinzufügst, dann haben Members automatisch folgende Berechtigungen:
- Read and manage permissions (Lese- und Bearbeitungsrechte)
- Send as permissions (Senden als)
So ist es möglich, dass man in Outlook auswählen kann, dass man von diesem freigegebenen Postfach mailt.
Die dritte Option (Send on behalf of) braucht es in der Regel nicht, da hier angezeigt wird, dass in Stellvertretung dieses Postfachs geschrieben wird. Das funktioniert aber nur innerhalb des Tenants oder wenn die Organisation der Empfängerin dies aktiviert hat.
Gesendete Mails in den Ordner Gesendete Objekte kopieren
Standardmässig ist es so eingerichtet, dass die gesendeten Mails im eigenen sent items Ordner und nicht im Ordner vom freigegebenen Postfach gespeichert werden.
Dies hat den Nachteil, dass wenn mehrere User das freigegebene Postfach nutzen eine andere Postfachnutzerin nicht sieht, wer was zurückgeschrieben hat.
Wenn gewünscht, aktivieren wir im Admin Center beim entsprechenden Postfach, dass die gesendeten Mails in den Ordner vom Freigegebenen Postfach kopiert werden.
Einrichtung der freigegebenen Postfächer (Outlook)
Es kann bis zu 4 Stunden dauern, bis die Postfach-Freigabe wirksam wird. Wenn das Postfach beim Hinzufügen nicht gefunden wird, obwohl du die Person dem Postfach hinzugefügt hast, später nochmals probieren.
MacOS
- Beim Mac muss man das freigegebene Postfach folgendermassen hinzufügen:
- Outlook Einstellungen öffnen und auf
Kontenklicken
Konto wählen in dem das freigegebene Postfach erstellt wurde (gleiche Adresse nach dem @-Zeichen)
Stellvertretung & Freigabe anklicken
Wähle den Reiter Für mich freigegeben und klick anschliessend unten auf das + Zeichen.
Hier nun den Namen des freigegebenen Postfaches eingeben und auf Hinzufügen klicken.
Manchmal muss man die ganze Adresse eingeben, um das Postfach zu finden.
Geschafft!
In Outlook sieht das Das freigegebene Postfach wie ein normaler Mailaccount aus.
- Wenn die Checkbox fürs Kopieren der gesendeten Mails in den
GesendetOrdner des freigegebenen Postfachs nicht aktiviert ist, landen gesendete E-Mails trotzdem im Ordner des freigegebenen Postfachs. - Lustige Erfahrung: Mail vom freigegebenen Postfach mit Outlook für Mac gesendet; die werden dann sogar im Outlook für Windows im Ordner “Gesendet” des freigegebenen Postfachs angezeigt. (Obwohl Checkbox nicht aktiviert). 😇
Tipp: Von welchem Postfach aus eine E-Mail geschrieben wird, bestimmt man, indem man einen Ordner des entsprechenden Postfachs auswählt und dann auf Neue E-Mail klickt.
iOS
- Links oben befindet sich der
HomeButton, damit gelangst du zu den Postfächern.
- Auf das + Zeichen klicken
- Unten, im PopUp auf
Freigegebenes Postfach hinzufügenklicken
- Konto wählen in dem das freigegebene Postfach erstellt wurde (gleiche Adresse nach dem @-Zeichen)
- Hier nun den Namen des freigegebenen Postfaches eingeben und auf
Freigegebenes Postfach hinzufügenklicken.
Geschafft!
Windows
- Bei Windows wird das Freigegebene Postfach automatisch angezeigt.
- Wenn man die Checkbox fürs Kopieren der gesendeten Mail nicht aktiviert hat, sieht man gesendete Mails nur im eigenen «Gesendet» Ordner.
- Man muss beim Schreiben der Mail in der E-Mail auswählen, von welchem Postfach man die E-Mail schreibt.
Freigegebenes Postfach auf dem Mac einrichten (Apple-Mail)
Nicht zu empfehlen, da dies die 2FA aushebelt. Verwende die Outlook App von Microsoft, da können freigegebene Postfächer ganz einfach eingerichtet werden ohne Passwort.
- Im Admin-Center zu
Benutzer→Aktive Benutzerwechseln. Das Freigegebene Postfach (FP) wird dort ebenfalls angezeigt. - FP anwählen und Kennwort zurücksetzen → Neues Kennwort anwählen, welches bei der ersten Anmeldung NICHT abgeändert werden muss.
- Das FP kann nun ganz normal als Exchange-Mailkonto zu Apple Mail hinzugefügt werden. Benutzername ist die Mailadresse des FPs, Kennwort ist dasjenige aus Punkt 2.
Quelle: https://www.reddit.com/r/macsysadmin/comments/un4xjr/how_to_configure_shared_mailbox_in_apple_mail/