Inhaltsverzeichnis
- Inhaltsverzeichnis
- Wie kann mich die anySpider unterstützen?
- Welche Arbeit fällt in den Zielsystemen mit der anySpider noch an?
- Wo pflege ich die Daten ein?
- Welche Kriterien müssen erfüllt sein, damit die anySpider Accounts erstellen kann?
- Wann werden die Daten synchronisiert?
- Was passiert wenn eine Schülerin, ein Schüler oder eine Lehrperson die Schule verlässt?
- Löscht die anySpider Gruppen?
- Was passiert beim Semester- / Schuljahreswechsel?
- Schuljahreswechsel:
- Was versteht man unter einer verknüpften Authentifizierung?
- Wie erhalte ich die Initialpasswörter neuer Benutzerinnen und Benutzer?
- Option 1: Fixe Initialpasswörter
- Option 2: Individuelle Initialpasswörter aus dem SIS {Empfehlung!}
- Option 3: anySpider kann individuelle Initialpasswörter erstellen
- Was geschieht, wenn ich aus Versehen in einem Zielsystem einen Account deaktiviere?
- Was geschieht, wenn ich aus Versehen in einem Zielsystem einen Account lösche?
- Wie werden Klassen und Gruppen mit Teams verknüpft?
- Wie werden Klassen und Gruppen mit Classroom verknüpft?
Wie kann mich die anySpider unterstützen?
Die anySpider nimmt dir sehr viel Arbeit ab. Die manuelle Verwaltung von Benutzerinnen und Benutzern, sowie der Gruppen in den Zielsystemen, entfallen.
Die anySpider erstellt und deaktiviert automatisch einmal täglich neue Benutzerinnen und Benutzer in den Zielsystemen (Amy, Apple School Manager, Google Workspace, Microsoft 365, ...), nachdem sie in der Quelle erfasst wurden. In den meisten Fällen werden die neuen Benutzerinnen und Benutzer in der Schulverwaltungssoftware (SVS) erfasst. Falls nicht mit einer SVS gearbeitet wird, werden die Daten direkt im Schulinformationssystem (SIS) erfasst.
Bei Namensänderungen (z.B. aufgrund von Heirat) werden die Namen in den Systemen angepasst. Ebenso können E-Mail-Adressen und Login-Benutzernamen tagesaktuell gehalten werden.
anySpider fügt Benutzerinnen und Benutzer automatisch nach vordefinierten Kriterien zu Gruppen oder Teams hinzu und entfernt sie auch wieder, zum Beispiel wenn diese austreten oder die Rolle/Klassenzuteilungen in der Schule ändern.
Accounts von Personen, welche die Schule verlassen, werden zunächst deaktiviert und nach einer zu vereinbarenden Frist gelöscht.
Welche Arbeit fällt in den Zielsystemen mit der anySpider noch an?
Die Daten der Zielsysteme müssen während des Projekts bereinigt werden, mit dem Ziel Kongruenz zu den Daten im SIS herzustellen.
In den Zielsystemen solltest du nach Inbetriebnahme der anySpider nur noch in Ausnahmefällen Änderungen vornehmen. Dein Aufwand wird sich dadurch stark reduzieren und viele Fehler können vermieden werden.
Du brauchst dich nur noch um die Datenpflege im SVS/SIS kümmern, die anySpider übernimmt den Rest.
Einzig Accounts, die nicht im SVS/SIS enthalten sind, und die im Zielsystem benötigt werden (z.B. unpersönliche Accounts von Geräten oder von Personen, welche nicht im SIS sind…), müssen weiterhin manuell verwaltet werden.
Wo pflege ich die Daten ein?
Die Daten werden in der Regel zentral in der SVS erfasst und von dort aus automatisch oder manuell zum SIS exportiert.
Die anyspider greift die Daten dann vom SIS ab.
Es gibt Schulen, welche nicht mit einer SVS arbeiten. Diese pflegen ihre Daten direkt im SIS.
Welche Kriterien müssen erfüllt sein, damit die anySpider Accounts erstellen kann?
Folgende Daten müssen im Quellsystem zwingend vorhanden und korrekt eingetragen sein:
- Vorname
- Nachname
- Schulmailadresse ( ≠ private Mailadresse oder Mailadressen der Erziehungsberechtigten)
- Für neue Accounts müssen im Microsoft 365 ausreichend Lizenzen vorhanden sein
Wann werden die Daten synchronisiert?
Die Daten werden einmal täglich synchronisiert. Du erhältst jeweils nach der Synchronisation das Protokoll per E-Mail und / oder auf eine SharePoint Site, sollte die anySpider Änderungen vorgenommen haben.
Was passiert wenn eine Schülerin, ein Schüler oder eine Lehrperson die Schule verlässt?
Die anySpider deaktiviert automatisch die Accounts in den Zielsystemen. Die Person hat damit keinen Zugriff mehr auf die entsprechenden Accounts. Die Benutzer werden aus Klassen, Gruppen und Teams entfernt und einer speziellen Gruppe mit austretenden Personen hinzugefügt. Die persönlichen Daten im Mailpostfach, sowie im OneDrive, bleiben dabei erhalten. Nach einer vereinbarten Zeit werden die Accounts definitiv gelöscht.
Löscht die anySpider Gruppen?
Die anySpider löscht grundsätzlich keine Gruppen automatisch. Nicht mehr benötigte Teams oder Gruppen müssen nach dem Schuljahreswechsel von der Schule archiviert/ gelöscht werden.
Was passiert beim Semester- / Schuljahreswechsel?
Beim Semesterwechsel gibt es wenig Mutationen, darum läuft alles wie gewohnt weiter.
Schuljahreswechsel:
Du erstellst das neue Schuljahr. Bitte teile uns frühzeitig mit, zu welchem Zeitpunkt du das neue Schuljahr aktiv schaltest, damit wir im Voraus die tägliche Synchronisation deaktivieren können.
Vor dem Schuljahreswechsel wird die Synchronisation gestoppt. Anykey überprüft die neuen Daten und nimmt bei Problemen/ Fragen mit dir Kontakt auf. Nachdem die Daten bereinigt sind, wird die Synchronisation reaktiviert.
Escola: Beim Schuljahreswechsel wird die Synchronisation zur anySpider automatisch gestoppt. Bitte überprüfe die Einstellungen in der Exportmatrix im Escola. Wenn diese korrekt gesetzt sind, sowie du die Daten im SIS überprüft hast, kannst du den Schalter “Jetzt synchronisieren” wieder aktivieren.
Was versteht man unter einer verknüpften Authentifizierung?
Single Sign-On (SSO) ist eine Methode, mit der sich Benutzerinnen und Benutzer nur einmal anmelden müssen, um auf verschiedene Systeme zugreifen zu können. Wenn SSO aktiviert ist, können sie sich mit ihrem Google- oder Microsoft-Konto auf einem Gerät anmelden und automatisch Zugriff auf andere Systeme erhalten, ohne sich erneut anmelden zu müssen. Das spart Zeit und ist bequemer für die Benutzerinnen und Benutzer.
Wie erhalte ich die Initialpasswörter neuer Benutzerinnen und Benutzer?
Neu erstellte Benutzeraccounts erhalten ein Initialpasswort. Je nach Vereinbarung muss dieses beim ersten Login zwingend geändert werden. Für das Generieren der Initialpasswörter gibt es verschiedene Möglichkeiten:
Option 1: Fixe Initialpasswörter
Es kann je ein Initialpasswort für SuS und für Lehrpersonen festgelegt werden, welches für alle neu erstellten Accounts der jeweiligen Kategorie identisch ist.
Option 2: Individuelle Initialpasswörter aus dem SIS {Empfehlung!}
Für neue User kann auch automatisch ein individuelles Passwort vom SIS erstellt werden, welches von anySpider übernommen wird. Dieses legen wir auf der entsprechenden SharePoint Site ab. Ausserdem wäre dieses Initialpasswort auch im Escola auslesbar.
Option 3: anySpider kann individuelle Initialpasswörter erstellen
Auf Wunsch kann auch anySpider ein Passwort erstellen. Dieses kann komplett zufällig sein, oder einem bestimmten Muster entsprechen. Auf Wunsch können wir beim Schuljahreswechsel auch Klassenlisten mit den Initialpasswörtern der SuS erstellen.
Was geschieht, wenn ich aus Versehen in einem Zielsystem einen Account deaktiviere?
Keine Sorge: sofern du nicht auch im Quellsystem die betreffende Person deaktiviert hast wird der deaktivierte Accounts beim nächsten Abgleich reaktiviert/wiederhergestellt.
Was geschieht, wenn ich aus Versehen in einem Zielsystem einen Account lösche?
Im M365 müsstest du den betreffenden Account manuell wiederherstellen.
Idealerweise verwaltest du die Personendaten nur noch über das SVS, resp. über das SIS, und bearbeitest keine Personendaten im Microsoft 365 Admin Center mehr.
Die anySpider erledigt für dich den Rest automatisch.
Im Apple School Manager werden Accounts standardmässig deaktiviert, nicht gelöscht. Solltest du nach dem Deaktivieren einen Account gelöscht haben, so lässt sich dieser leider nicht mehr wiederherstellen.
Wie werden Klassen und Gruppen mit Teams verknüpft?
Teams werden von dir oder von uns im Microsoft 365 Admin Center manuell angelegt. Anschliessend werden diese mit den Klassen und Gruppen aus dem Quellsystem gematched.
Die im SIS zugeteilten Lehrpersonen werden den Teams automatisch zugeordnet.
Wie werden Klassen und Gruppen mit Classroom verknüpft?
Klassen und Gruppen werden in den Apple School Manager synchronisiert. Dort stehen Sie den Lehrpersonen für die Nutzung von Classroom zur Verfügung.
Wenn bei einer Lehrperson eine Klasse nicht im Classroom erscheint, dann liegt es meistens daran, dass die Person im SIS dieser Klasse nicht zugeordnet ist.