Wofür ein freigegebenes Postfach?

Für unpersönliche Accounts, von Personen, welche eine bestimmte Funktion haben, wie z.B.:

• Schulleitungen
• Hauswartung
• Schulsozialarbeit

Alle diese Personen haben natürlich auch einen persönlichen Account.

Vorteile

• Das Postfach kann bei einem Personenwechsel einer nachfolgenden Person weitergegeben werden.
• Es gibt fast keine Altlasten (gefüllte OneDrives, verwaiste Gruppenmitgliedschaften etc.)
• Es können mehrere Personen mit demselben Postfach arbeiten.
• Das freigegebene Postfach braucht keine Lizenzen.

Nachteile

Freigegebene Postfächer funktionieren nur mit Outlook von Microsoft.

Will man die freigegebenen Postfächer (shared Mailbox) im Apple Mail anbinden, muss ein Workaround gemacht werden, der die Mehrfaktorauthentifizierung aushebelt → das ist unsicher und nicht zu empfehlen.

Folgende Nachteile gelten nur unter Outlook für Windows.

• Es kann nicht nativ eine Signatur in Outlook für ein Freigegebenes Postfach eingerichtet werden. Es geht zwar mit einer Regel, da sieht man allerdings die Signatur beim Absenden nicht.
• Wenn man auf den Posteingang eines Freigegebenen Postfaches klickt und dann eine neue Mail senden möchte, dann muss man den Mail-Absender trotzdem auswählen (d.h. man sendet dann nicht automatisch von der Mailadresse des Freigegebenen Postfaches eine E-Mail). Dies ist bei normalen Accounts nicht so. Es nützt auch nichts, das Freigegebene Postfach als Account hinzuzufügen.

Einrichtung der freigegebenen Postfächer in Outlook

<aside> 💡

Es kann bis zu 4 Stunden dauern, bis die Postfach-Freigabe wirksam wird. Wenn das Postfach beim Hinzufügen nicht gefunden wird, obwohl du die Person dem Postfach hinzugefügt hast, später nochmals probieren.

</aside>